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Les dossiers fermés et non détruits sont entreposés dans un lieu physique pour maintenir la confidentialité des personnes concernées et pour les protéger contre les dommages ou la perte. Ils peuvent aussi être conservés sur le serveur et/ou sur les sites distants de l'entreprise sur lesquels sont faites nos sauvegardes.
Quand le responsable du dossier ferme le dossier et si le dossier est prêt pour la destruction, la date de destruction sera déterminée selon la norme de MIRAGE telle que définie, à moins que le responsable du dossier détermine qu'une autre date de destruction conviendrait mieux.
MIRAGE conserve les dossiers fermés principalement pour satisfaire aux craintes concernant la gestion du risque et en vertu de la Loi fiscale (Loi de l'impôt sur le revenu ??) qui exige la conservation six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. En conséquence, il est prudent de conserver le dossier fermé pendant une période déterminée selon les exigences légales qui seraient requises.
La date de destruction doit être suspendue dans les cas suivants se rapportant directement ou indirectement à :
Cela peut être ordonné par le responsable du dossier.
La date de destruction de dossiers peut être reportée à tout moment au besoin (par exemple, si un nouveau consentement était accordé entre-temps).
Cette politique doit s'appliquer de manière à assurer le maintien de la confidentialité des renseignements personnels et le respect des lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.
MIRAGE prévoit de maintenir un registre de dossiers détruits qui comprendra le nom de la personne, le numéro de dossier, la date de clôture du dossier, la date de destruction du dossier et le nom du responsable du dossier.
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